夏休みや年末年始など、長期休暇中にメール対応ができないとお困りの方いませんか？
そんな時に便利なのが、Gmailの不在通知設定です。不在期間中に自動で返信メールを送信することで、お客様を待たせることなく、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
本記事では、Gmailの不在通知設定方法を、画像付きでわかりやすく解説します。
Gmailで不在通知を自動返信する手順
Gmailを開き、歯車アイコンをクリックします。
クイック設定のすべての設定を表示をクリックします。
全般を下スクロールし不在通知まで移動します。
不在通知 ONを選択し、期間、件名、メッセージを入力します。
受信したメール全てに不在通知を送る場合は連絡先に登録されているユーザーにのみ返信するはチェックOffにしてください。
最後に変更を保存ボタンをクリックします。
以上で不在通知を自動返信する設定が完了です。
不在通知メッセージの書き方
不在通知メッセージには、以下の内容を盛り込むことをおすすめします。
不在期間
- 連絡先：不在中に連絡を取れる担当者や部署などを記載する
- 自動返信であること：誤解を避けるために明記する
- 復帰予定日：お客様がいつまでに返信を受けられるか分かるように記載する
- 感謝の言葉：お客様からの連絡に感謝する気持ちを伝える
その他
- 不在通知メッセージは簡潔にまとめましょう。
- 迷惑メール対策として、不在通知メッセージにURLや添付ファイルを含めないようにしましょう。
Gmailで不在通知を解除する手順
不在通知を設定している間はGmailを開くと上部に不在通知のバーが表示されます。
今すぐ終了をクリックすると不在通知が解除されます。
まとめ
Gmailの不在通知設定を活用することで、お客様を待たせることなく、スムーズなコミュニケーションを実現できます。ぜひ、今回紹介した方法を参考に、不在通知を設定してみてください。