夏休みや年末年始など、長期休暇中に大量のメールに追われていませんか？Gmailの不在通知設定を使えば、自動で返信メールを送信し、お客様を待たせることなく、業務効率をアップできます。さらに、休暇中のストレスも軽減され、快適な時間を過ごすことができるでしょう。
本記事では、Gmailの不在通知設定方法を、画像付きでわかりやすく解説します。ぜひ、この機会に設定して、快適な休暇を過ごしましょう！
不在通知設定のメリット
- 業務効率化: 返信に時間を割かれることなく、他の業務に集中できます。
- 顧客満足度向上: 迅速な対応で、お客様からの信頼を得ることができます。
- トラブル防止: 重要なメールを見逃すリスクを減らすことができます。
Gmailで不在通知を自動返信する手順
Gmailを開き、歯車アイコンをクリックします。
クイック設定のすべての設定を表示をクリックします。
全般を下スクロールし不在通知まで移動します。
不在通知 ONを選択し、期間、件名、メッセージを入力します。
受信したメール全てに不在通知を送る場合は連絡先に登録されているユーザーにのみ返信するはチェックOffにしてください。
最後に変更を保存ボタンをクリックします。
以上で不在通知を自動返信する設定が完了です。
不在通知メッセージの書き方
不在通知メッセージには、以下の内容を盛り込むことをおすすめします。
- 丁寧な言葉遣い: 「ご迷惑をおかけいたします」や「ご不便をおかけしますが」など、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 代替連絡先: 緊急の場合は、スマートフォンや社内代表番号など、別の連絡手段を提示することも有効です。
- 復帰後の対応: 復帰後に改めてご連絡いただくようお願いする言葉を入れると、より丁寧な印象を与えます。
- 件名: 件名に「【不在通知】」などの言葉を付け加えると、受信者にすぐに伝わりやすくなります。
その他
- 不在通知メッセージは簡潔にまとめましょう。
- 迷惑メール対策として、不在通知メッセージにURLや添付ファイルを含めないようにしましょう。
不在通知メッセージの例
件名：【不在通知】〇〇（あなたの名前）です。
いつもありがとうございます。
現在、〇〇（期間）まで不在にしております。
ご用件がございましたら、〇〇（メールアドレス）までご連絡ください。
ご不便をおかけしますが、ご理解いただけますようお願い申し上げます。
復帰後、順次ご連絡させていただきます。
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇
不在通知メッセージの注意点
URLや添付ファイルは含めない: 迷惑メール対策として、URLや添付ファイルを含めないようにしましょう。
返信の自動化: 不在通知は、あくまで自動返信です。内容によっては、返信が必要な場合もあります。
Gmailで不在通知を解除する手順
不在通知を設定している間はGmailを開くと上部に不在通知のバーが表示されます。
今すぐ終了をクリックすると不在通知が解除されます。
まとめ
Gmailの不在通知設定を活用することで、お客様を待たせることなく、スムーズなコミュニケーションを実現できます。ぜひ、今回紹介した方法を参考に、不在通知を設定してみてください。
その他
- Google Workspace: Google Workspaceをご利用の場合は、管理者設定でドメイン全体の不在通知を設定することも可能です。
- iOS/Android: Gmailのスマートフォンアプリでも、PC版と同様に不在通知を設定できます。
- プッシュ通知: 不在通知の設定中に、プッシュ通知を受け取る設定を行うこともできます。